人材派遣業向け基幹システムとして多く導入されているのが「CRMシステム」です。CRMシステムとは、顧客の情報を管理するためのマネジメントシステムで、顧客にアクションを促すのに必要な情報を管理できます。
本来のCRMシステムの役割は顧客との関係性の管理が主でしたが、昨今のIT化に伴い顧客情報の管理・運用を行うシステムとして定義されるようになりました。特に、商品やサービスを扱う企業では、売上向上を目指してシステムを導入するケースが増えています。
人材派遣業界においては、顧客の年齢・スキル・経験・希望職種・希望年収といった情報にもとづき、求人情報の提供や応募状況の管理などに活用可能です。顧客の希望とマッチする派遣先を紹介できれば、顧客だけでなく派遣先企業からの信頼やサービス品質の向上にもつながるでしょう。
CRMシステムを活用すれば、顧客データの効率的な管理が可能です。企業と求職者が同じシステムを使用して情報を一元管理すれば、求人の応募人数や選考における進捗、求職者の応募状況などを可視化できます。
求職者へのフォローメールを自動で配信できる機能を搭載したシステムも多く存在します。
CRMには多くの顧客情報が保存されており、データにもとづいた正確性の高い分析ができます。企業・求職者の個人データはもちろん採用内定の有無による比較分析も可能です。今後のマッチングに役立つため、活用をおすすめします。
人材派遣業界に欠かせない業務が日程調整です。企業と求職者の面接日程を管理し、個別連絡や予定の変更などを行います。日程をシステム上で管理するため、迅速な対応が可能となるでしょう。
人材紹介における売上・入金といったお金の管理はもちろん、契約に基づいた請求書の発行作業もCRMシステムで行えます。未入金データの抽出もできるため、入金の督促にも対応できます。
求職者のマッチング機能が搭載されているのも、人材派遣業向けの基幹システムの特徴です。求職者の経歴から希望職種まで多様な情報を照会し、企業とマッチする候補者を表示できます。
帳簿をはじめとする各種書類の作成・管理機能です。ほとんどのCRMシステムではテンプレートが用意されているので、必要な項目を埋めるだけで簡単に書類を作成できます。企業ごとに異なる求人票の作成などもシステム上で完結可能です。
求人サイトとの連携に対応したシステムであれば、データ入力業務の負担を軽減できます。API連携に対応していない場合でも、CSV形式でのデータ取込・書出しが可能なシステムが一般的です。
マーケティングサポート機能には、メール・SMSによる顧客属性の分類・分析、マッチングしやすい属性の組み合わせの調査、効果が見込める顧客層を厳選したメッセージの送信などが挙げられます。過去の実績からコストパフォーマンスを高める方法を見つけられるでしょう。
企業や求職者とやりとりできる機能です。チャット形式を採用しているシステムも多く、スムーズなやりとりが期待できます。
人材派遣業界では、数多くの企業や求職者に対応する必要があります。すべての企業や求職者の情報を把握するのは難しいですが、CRMシステムを活用すれば各スタッフの対応している企業・顧客の情報をシステム上で共有・把握可能です。
紙媒体ではなくシステム上で情報をまとめれば、顧客ごとに適した対応ができるようになります。サービスの品質向上や顧客満足度の向上はもちろん、手厚いアフターフォローの実現も可能となるでしょう。
CRMシステムを使用せず業務上の情報を管理する場合、紙媒体もしくはエクセルファイルなどでの保管を行うケースが多いでしょう。しかし、紙での管理は紛失のリスクが高く、エクセルなどでの管理では情報の散逸などの可能性があります。
一方、CRMシステムで情報を一元管理したりセキュリティ対策を整えれば、信頼性の高い情報管理が可能になります。特に、膨大な顧客情報を抱える人材派遣業界には、CRMシステムでの情報管理がおすすめです。
コールセンター事業をベースにダイレクトマーケティングサポートを行っている企業での、CRMシステムの導入事例です。既存の営業管理ツールからCRMシステムへと乗り換え、部署ごとに分かれていたデータを一元化しました。簡単に操作できることから、属人化の回避や業務効率の向上に成功しました。
参照元：株式会社ダーウィンズ導入事例（https://chikyu.net/case/darwinz/）
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