人材派遣業

人材派遣業向けの基幹システムとは？

人材派遣業向け基幹システムとして多く導入されているのが「CRMシステム」です。CRMシステムとは、顧客の情報を管理するためのマネジメントシステムで、顧客にアクションを促すのに必要な情報を管理できます。

本来のCRMシステムの役割は顧客との関係性の管理が主でしたが、昨今のIT化に伴い顧客情報の管理・運用を行うシステムとして定義されるようになりました。特に、商品やサービスを扱う企業では、売上向上を目指してシステムを導入するケースが増えています。

人材派遣業界においては、顧客の年齢・スキル・経験・希望職種・希望年収といった情報にもとづき、求人情報の提供や応募状況の管理などに活用可能です。顧客の希望とマッチする派遣先を紹介できれば、顧客だけでなく派遣先企業からの信頼やサービス品質の向上にもつながるでしょう。

人材派遣業向け基幹システムの機能

顧客データの管理

CRMシステムを活用すれば、顧客データの効率的な管理が可能です。企業と求職者が同じシステムを使用して情報を一元管理すれば、求人の応募人数や選考における進捗、求職者の応募状況などを可視化できます。

求職者へのフォローメールを自動で配信できる機能を搭載したシステムも多く存在します。

顧客データの分析

CRMには多くの顧客情報が保存されており、データにもとづいた正確性の高い分析ができます。企業・求職者の個人データはもちろん採用内定の有無による比較分析も可能です。今後のマッチングに役立つため、活用をおすすめします。

日程調整

人材派遣業界に欠かせない業務が日程調整です。企業と求職者の面接日程を管理し、個別連絡や予定の変更などを行います。日程をシステム上で管理するため、迅速な対応が可能となるでしょう。

お金の管理

人材紹介における売上・入金といったお金の管理はもちろん、契約に基づいた請求書の発行作業もCRMシステムで行えます。未入金データの抽出もできるため、入金の督促にも対応できます。

マッチング

求職者のマッチング機能が搭載されているのも、人材派遣業向けの基幹システムの特徴です。求職者の経歴から希望職種まで多様な情報を照会し、企業とマッチする候補者を表示できます。

各種書類の作成

帳簿をはじめとする各種書類の作成・管理機能です。ほとんどのCRMシステムではテンプレートが用意されているので、必要な項目を埋めるだけで簡単に書類を作成できます。企業ごとに異なる求人票の作成などもシステム上で完結可能です。

各種関連サービスとの連携

求人サイトとの連携に対応したシステムであれば、データ入力業務の負担を軽減できます。API連携に対応していない場合でも、CSV形式でのデータ取込・書出しが可能なシステムが一般的です。

マーケティングサポート

マーケティングサポート機能には、メール・SMSによる顧客属性の分類・分析、マッチングしやすい属性の組み合わせの調査、効果が見込める顧客層を厳選したメッセージの送信などが挙げられます。過去の実績からコストパフォーマンスを高める方法を見つけられるでしょう。

カスタマーサポート

企業や求職者とやりとりできる機能です。チャット形式を採用しているシステムも多く、スムーズなやりとりが期待できます。

人材派遣業向け基幹システムのメリット

膨大なデータを簡単に管理できる

人材派遣業界では、数多くの企業や求職者に対応する必要があります。すべての企業や求職者の情報を把握するのは難しいですが、CRMシステムを活用すれば各スタッフの対応している企業・顧客の情報をシステム上で共有・把握可能です。

紙媒体ではなくシステム上で情報をまとめれば、顧客ごとに適した対応ができるようになります。サービスの品質向上や顧客満足度の向上はもちろん、手厚いアフターフォローの実現も可能となるでしょう。

安全性の高いデータ管理が可能になる

CRMシステムを使用せず業務上の情報を管理する場合、紙媒体もしくはエクセルファイルなどでの保管を行うケースが多いでしょう。しかし、紙での管理は紛失のリスクが高く、エクセルなどでの管理では情報の散逸などの可能性があります。

一方、CRMシステムで情報を一元管理したりセキュリティ対策を整えれば、信頼性の高い情報管理が可能になります。特に、膨大な顧客情報を抱える人材派遣業界には、CRMシステムでの情報管理がおすすめです。

人材派遣業の基幹システム導入・刷新事例

部署ごとのデータを一元化した事例

コールセンター事業をベースにダイレクトマーケティングサポートを行っている企業での、CRMシステムの導入事例です。既存の営業管理ツールからCRMシステムへと乗り換え、部署ごとに分かれていたデータを一元化しました。簡単に操作できることから、属人化の回避や業務効率の向上に成功しました。

参照元：株式会社ダーウィンズ導入事例（https://chikyu.net/case/darwinz/）

請求・給与処理を効率化した事例

スタッフ情報や契約内容、勤務実績などを複数のシステムやExcelで管理していたため、情報の重複入力や転記ミスが発生しやすく、請求処理や給与計算の工数が膨らんでいた人材派遣会社の事例です。基幹システム導入後は、スタッフ登録から勤怠・契約管理・請求・給与処理までを一元化し、業務プロセスを大幅に標準化。リアルタイムでデータを参照できるようになり、事務作業の削減と情報精度の向上を実現しました。

さらに、派遣先ごとの契約形態や就業条件に応じた柔軟な勤怠管理にも対応できるようになり、管理部門だけでなく営業部門の業務効率化にも貢献。請求漏れ防止やスタッフフォローの迅速化につながり、現場支援体制の強化にも成果が見られています。

参照元：大塚商会公式HP（https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/casestudies/category/others/temporary/）

原価管理・会計システムとワークフロー連携で業務効率化した事例

クオリアは、建設業を中心に福祉や人材派遣など多角的に事業を展開する企業です。従来の会計ソフトでは原価管理ができず、多事業の収支管理や拠点ごとの会計情報の集約が課題でした。また、外注申請などの紙書類による業務が現場担当者の負担となり、承認の遅れや用紙消費も問題となっていました。

そこで基幹システム「SMILE V 会計」とグループウェア「eValue V」を連携させて導入しました。これによりプロジェクトごとの正確な原価管理と全社的な会計情報の一元化を実現。さらに申請業務をデジタル化することで、現場から出社せず申請・承認が可能になり、ペーパーレス化と業務スピード向上を達成しました。

参照元：大塚商会公式HP（https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/quarea.html）

人材派遣業界におすすめの基幹管理システム会社を紹介

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特徴は、提案にとどまらず実行フェーズまで一貫してコミットする姿勢です。徹底した現状分析と大胆な仮説立案により、守るべき強みを活かしながら変革を推進。金融・製造・建設・流通など幅広い業界での実績を通じて獲得した知見を、独自のフレームワークとして体系化し、成果の出せるプランの実現に活かしています。

株式会社大塚商会

大塚商会は、システムインテグレーション事業を事業の柱としています。その中では、特定のメーカーに縛られることなくIT機器やソフトウェア、ネットワークの構築、保守までを一貫して提供可能なワンストップソリューションが強みといえます。

システム領域においては、基幹業務システム「SMILE」を提供。データ基盤を一元化した情報システムもラインナップすることによって、顧客の業務を強力に支援しています。また導入後も不安なく使用ができるように、各種サポート・サービスを用意。「SMIILE」シリーズの場合には、運用開始後に生じた操作に関連した質問の問い合わせ窓口や法改正・機能改正などのサポートサービスがあります。

ポーターズ株式会社

ポーターズ株式会社は、人材紹介や人材派遣といった人材ビジネスに特化した、クラウド型マッチングシステムを主力として手がけている企業です。対応領域は、求職者管理や案件管理、マッチング、選考進捗、売り上げ管理といったように、多岐にわたる点が特徴。システムの柔軟性が高く、自社の業務に合わせたカスタマイズを行う際にプログラミングが不要であることに加えて、外部の求人媒体や会計システムなどとのAPI連携にも対応しています。求人や求職者の情報をアップデートしつつ一元管理を行えます。

さらにマッチ度の高い候補者を抽出する機能、求人開拓や求職者の獲得といったように、生産性を向上させるソリューションの提供を行っています。

株式会社NSDデジタルソリューションズ（旧：ステラス）

株式会社NSDデジタルソリューションズ（旧：ステラス）は、大型SIerである「株式会社NSD」のグループ会社です。同社は、長年培ってきた採用・人事領域のノウハウを活かしたシステムを提供している点が強みといえます。

同社が手がけている主な事業としては、中途採用向けの採用管理システム「Job-Suiteシリーズ」や、人材ビジネス業界特化型総合支援システム「ORDIA（オルディア）」、さらに、営業倉庫管理システム「MIMERIT（マイメリット）」という3つのサービスが挙げられます。これらの人材ビジネス業界や物流業界、採用管理業務に長年向き合い、さまざまな技術を用いてシステムの構築を行っています。

株式会社テクノロジーズ

「テクノロジーをイノベーションへ」を掲げ、「ITソリューション事業」、「SaaS事業」、「ソーラーテクノロジー事業（再生可能エネルギー事業）」を軸として事業を展開している企業です。特に、人材派遣業界に特化したSaaS型基幹システムである「jobs」や「Circle」を提供しており、業界のデジタル化に貢献しています。

例えば「jobs」は、派遣会社の業務をサポートするためのさまざまな機能を搭載。さらにLINEとの連携機能を搭載している点に加えて、利用者が使いやすいようにユーザービリティー（UI / UX）にもとことんこだわっている点も特徴です。使いやすさ・機能面に加えて価格も抑えた形で提供していることから、導入企業数を順調に伸ばしています。

まとめ：基幹システムの価値について

基幹システム開発では、業種ごとに起こりがちな事業課題を明確に抽出し、解決していくことが重要です。

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