人事給与システム

ここでは、人事給与システムの主な機能や導入のメリット、導入時の注意点などをご紹介します。

人事給与システムの導入費用相場

初期費用

人事給与システムを導入する場合の初期費用は0円〜数百万円程度が相場とされており、それぞれのシステムや提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）などさまざまな要素によって変わってきます。特にそれぞれの会社のニーズに合わせて1からシステム構築を行う必要がある場合には、高額になる傾向があるといえます。

また、データの移行やシステム導入時の研修費用なども必要に応じて発生します。

保守・運用費用

システムを円滑に運用していくには、保守サービスが欠かせません。保守に関する費用についても提供形態により異なってきます。クラウド型は保守に関する費用は月々の使用料に含まれることが多いといえます。また、オンプレミス型では別途保守契約を結ぶ形になり、年額10万〜100万程度といった形で費用が発生しますが、サービスの内容によって金額が変わってきます。

ライセンス費用

システムを利用するためのライセンス費用も発生します。クラウド型では、システムを利用する人数にて従量課金されるケースが多くなっていますが、1ユーザーあたり月額300〜800円程度。また、月額固定制のサービスも用意されています。対してオンプレミス型では、ライセンス費用については導入時に一括購入するケースが多くなっています。後からライセンスを追加したい場合には追加費用が発生します。

クラウド・オンプレミスの価格の違い

クラウド型：低コストでの導入が可能

クラウド型では、初期費用が0円〜10万円程度が相場となっているため導入にあたってのハードルが低いことがポイントとなっています。初期費用無料のシステムも多く提供されており、小規模から中規模企業にて導入する場合はクラウド型が向いているとされています。

また、ライセンス費用は1ユーザーあたり月額300〜800円が目安となっており、利用人数によって必要となる費用が変わってきます。さらに、保守料金は月々の料金に含まれているケースが多く、追加の保守費用は少ないという傾向があります。

オンプレミス型：中堅企業や大企業向け

オンプレミス型のシステムを導入する場合には、サーバー設置やハードウェア導入などの費用も必要になってくることから、100万〜数百万円が相場となるといったように、クラウド型よりも高額になる傾向があります。システムの規模やカスタマイズの内容などで費用が変動します。

またライセンス費用は導入時に一括で購入するケースが多く、月額費用として支払うことは基本的にないといえますが、別途保守契約を結ぶ形になります。例えば年間で10万〜100万円といったような形で保守費用が発生します（サービス内容等により変動します）。

人事給与システムと基幹システムの関係

人事給与システムは、従業員の給与や人事評価などの情報を管理するシステムをいいます。基幹システムの一種で、バックオフィス業務に用いられています。給与の計算や人事管理を一括で行えるため、煩雑な給与・人事に関する業務の効率化に寄与します。

人事給与システムの主な機能

人事給与システムは、主に下記の機能が搭載されています。

• 給与管理
• 勤怠管理
• 労働契約管理
• 人事評価
• 採用管理

人事給与システムを導入すれば、従業員一人ひとりの給与に関する情報を一括で管理可能です。システムによっては勤怠管理も行えるため、労働時間も可視化できます。

また、従業員の労働契約や人事評価なども一括管理が可能。システムによっては採用管理機能も搭載されていますので、採用活動に関する業務も効率化できる場合があります。

人事給与システム導入のメリット

ヒューマンエラーの抑止が可能

人事給与システムを導入すると、ヒューマンエラーの抑止に繋がります。給与計算やデータの入力を手作業で行った場合、入力ミスが生じてしまう可能性も否定できません。しかし、一度入力ミスが発生すると、ミスした箇所を探したり計算し直したりする手間が増えて増えます。

人事給与システムを導入すれば、給与計算などの作業を自動化できます。給与や残業代、保険料などを計算する手間が減りますので、ヒューマンエラーを抑止可能です。

業務効率化や生産性向上に寄与する

人事給与システムを導入することで、業務効率化や生産性向上を実現できます。給与管理・人事管理における業務の多くが自動化・省力化されますので、従来の方法と比較して作業時間の削減が可能です。

給与計算や人事評価などは、毎月多くの時間を割くことになる業務です。自動化が可能な人事給与システムを導入すれば、担当者の負担も軽減できます。

コスト削減に繋がる

人事給与システムはコスト削減にも寄与します。給与計算や人事評価は、従業員数が多くなるにつれて業務時間が増える傾向にあります。そのため、人事給与システムによって業務時間が削減されれば、人件費も大幅に抑制できます。浮いたリソースをコア業務に集中できるほか、人材配置の適正化も実現可能です。

属人化を予防できる

属人化予防に繋がることも人事給与システムのメリットです。給与計算や人事評価などの業務は煩雑化しやすく、経験やスキルが求められる場合もあります。その結果、特定の従業員に負担が集中してしまうケースも多いのです。

一方、人事給与システムは経験やスキルを問いません。誰でも使いやすいシステムを導入すれば、業務の属人化を防ぐことが可能です。

セキュリティを強化できる

人事給与システムを導入することでセキュリティを強化できます。給与や人事など従業員に関するデータは個人情報が含まれており、高い秘匿性が求められます。データを管理するためには、強固なセキュリティ環境が必要不可欠です。

人事給与システムはデータをクラウドで管理する製品が多く、従業員ごとにデータのアクセス権を制限できる場合もあります。セキュリティが強固なため、外部への情報漏えいやデータ紛失などのトラブルを抑止可能です。

法令への対応がスムーズに

人事給与システムを導入すれば、各種法令にもスピーディに対応できます。労働基準法を始め、給与・人事に関する法律は不定期に改正されています。社内でその都度対応していると余分なコストと手間がかかりますが、人事給与システムは自動でアップデートされるため、法令対応にかかる労力を削減できます。システム運用担当者の負担も軽減されるでしょう。

人事給与システム導入時の注意点

人事給与システムを導入する際はコストに注意しましょう。人事給与システムは、導入時に設定やデータ移行などの初期費用がかかります。また、従業員にシステムの使い方を教えないといけないため、導入研修・教育コストも必要です。

人事給与システムを導入した後は、毎月（または毎年）利用料金が発生します。さらにカスタマイズやオプション追加を依頼した場合、それらの費用もかかります。追加費用が発生しそうな時は、予算を多めに確保しておきましょう。

人事給与システムと基幹システムの選び方

人事給与システム・基幹システムを選ぶ際は、導入目的を明確にしておきましょう。なぜ必要なのかを理由を明らかにし、導入可否を判断することが大切です。導入可否を決める時は、担当部門・部署にヒアリングを行い、社内でのニーズも調査しておきましょう。

人事給与システムの拡張性・カスタマイズ性も確認が必要です。自社の業務に合わせてカスタマイズできる拡張性があれば、業務フローを大幅に変える必要がなく、スムーズな導入が可能です。従業員の負担も軽減できるほか、運用時のトラブルも抑えられます。

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