購買管理システム

ここでは、購買管理システムについて、基幹システムの関係や導入のメリット、主な機能などをまとめています。

購買管理システムの導入費用相場

初期費用

購買管理システムの初期費用は、「クラウド型」「オンプレミス型」といった提供形態によって大きく異なってきます。例えばクラウド型であれば0円から数十万円が相場、オンプレミス型では100万〜1,000万円が相場といったように、非常に幅があります。初期費用には、システム構築や設定、データ移行、基本的な環境構築のほか、提供形態によってはサーバーやネットワークの導入なども必要となってきます。また、自社業務に合わせたカスタマイズ性を重視するケースについては特に初期費用が高額になります。

そのほか、システムをスムーズに導入できるように社員向けのトレーニング・研修を行う費用が含まれることもあります。

保守費用

システムを安定稼働させるためにも、保守・運用費用が重要となります。ここでは、システムの保守やバージョンアップ対応、トラブル対応や問い合わせ対応などが含まれますが、クラウド型では月額料金に保守費用が含まれているケースが多くなっています。また、オンプレミス型では年額で数十万円の費用となっています。

ライセンス費用

購買管理システムを利用するためには、ライセンス費用が必要となります。クラウド型は月額5万〜数十万円ほどが目安となっています。また、1ユーザーあたり、月額数千円単位のシステムもあります。また、オンプレミス型は初期費用に含まれる形でライセンスを買い取ることが多くなっています。

クラウド・オンプレミスの価格の違い

クラウド型：初期費用を抑えられる

クラウド型の場合は、初期費用を抑えられる点が特徴となっており、0円〜数十万円が相場です。初期費用がかからないシステムも提供されているため、導入コストを可能な限り抑えた上で購買管理システムを導入したいと考えている場合には、クラウド型を選択肢として検討することがおすすめです。

また、ライセンス費用は月額5〜数十万円ほどが目安、保守費用は月額費用に含まれているケースが多いといえます。

オンプレミス型：初期費用はクラウド型よりも高額になることが多い

オンプレミス型の購買管理システムを導入する場合には、初期費用はクラウド型のシステムよりも高額になります。サーバーやネットワーク機器の導入や設定のほか、ライセンス費用、カスタマイズ費用などが含まれていますが、特にカスタマイズ性の高さを重視する企業は、オンプレミス型のシステムがおすすめといえます。

ライセンス費用は導入時に一括で支払うため月額費用としては発生しませんが、システムの安定稼働のために自社のニーズに合った保守契約を結ぶことも大切です。

購買管理システムと基幹システムの関係

購買管理システムとは基幹システムの一部で、発注から支払いまでの業務を電子化し、業務効率の向上を図るシステムです。製品・サービスの生産に必要な資源・材料の調達・管理はもちろん、サプライヤー選定や品質管理、価格交渉や納期の設置なども含まれます。購買データの一元管理も可能なので、コスト削減のために多くの企業が導入しています。

購買管理システムの主な機能

購買管理システムには、業務効率向上をサポートするさまざまな基本機能が搭載されています。具体的な機能は、カタログ購買・連携、見積り管理、発注処理、承認ワークフロー、納期管理、品質管理、支払い管理などが挙げられるでしょう。各機能を活用すれば、購買活動におけるほとんどの作業を自動化できるうえ、時間やコストの削減も目指せます。

購買管理システム導入のメリット

業務時間やコストの削減

購買管理システムを導入によって発注業務をオートメーション化すると、手動での作業時間が大幅に削減できます。価格比較やサプライヤー選定もシステムがまとめて行うので、調達コストの最適化も図れるでしょう。

ヒューマンエラーの回避

システムの導入によってさまざまな業務が自動化するため、手動作業によるヒューマンエラーの発生を抑制可能です。発注履歴や支払い情報も記録されるので、トラブルが発生してもスピーディーな解決が期待できます。

購買プロセスの見直し・改善

発注から納品に至るまでのプロセスをシステムで管理できるので、進捗状況のリアルタイムチェックが可能です。業務に関するデータを蓄積・分析すれば、購買プロセス全体の改善につながるでしょう。

購買管理システム導入時の注意点

購買管理システムは業務のほとんどをカバーできるハイスペックなシステムのため、イニシャルコストが高くなります。システムによって価格は異なるものの、小規模企業の場合でも200万円以上かかると捉えておくのが最善です。イニシャルコスト以外にランニングコストも発生するので、費用対効果を考慮したうえで導入するかを決定しましょう。

また、システムを上手に使うためには、いち早く操作に慣れるのが大切です。なるべく早く業務効率アップを実現するためには、導入前に研修を行うなどの対策が必要となります。

購買管理システムと基幹システムの選び方

課題解決に必要な機能の有無

どんなシステムも導入する動機には、企業課題の解決が挙げられます。購買管理システムも他のシステムと同じように、購買業務に関して解決しなければならない課題を明確にしなければなりません。工数がかかる処理や発注コストの最適化、納期の調整など、企業ごとに異なる課題をはっきりさせておけば、適切な購買管理システムを選定できるようになります。

既存システムとの連携が可能か

すでに購買管理システムを導入している企業は、新しい購買システムに連携機能が搭載されているかも確認するのが重要です。既存システムに蓄積されたデータは基幹システムなどと連携することで、最大限に活用できます。万が一連携機能が備わっていないシステムを導入してしまうと、せっかくの機能を活用しきれない可能性があるため注意が必要です。

業種・製品に合ったシステムを選ぶこと

ひとくちに購買管理システムといっても、搭載されている機能や特徴は製品によって異なります。そのため、自社の業種や取り扱う製品とマッチするシステムを選ぶのがポイントです。必要な機能が揃っていて不要な機能が少ないものであれば、業務効率アップとともにコスト削減効果も期待できるでしょう。

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